予実管理とは？
目的や進め方、成功のポイント、
よくある失敗例を詳しく解説

企業が持続的に成長するためには、計画した予算と実際の業績を比較・分析する「予実管理」の導入が不可欠です。予実管理は単なる数値管理にとどまらず、目標達成の後押しや経営の安定化、業務改善にも直結する重要な取り組みです。

本記事では、予実管理の目的や具体的な進め方、成功のポイント、よくある失敗例を詳しく解説します。効率的な予実管理体制を築きたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
 

予実管理とは、あらかじめ設定した予算と実際の業績を比較し、差異の原因を分析して対策を講じる管理手法です。管理会計における主要なプロセスのひとつであり、「予算実績管理」とも呼ばれます。

具体的には、あらかじめ定めた数値目標に対し、一定期間ごとに実績を確認・評価することで、どの程度達成できているかを可視化します。予算との差異を明らかにした上で、その原因を分析し、改善につなげることが主な目的です。

定量的なデータに基づいて状況を把握できるため、計画からのずれを早期に発見し、柔軟かつ的確な軌道修正が可能になります。
 

予実管理と予算管理は混同されやすいものの、それぞれの目的や役割には明確な違いがあります。

予算管理とは、年度や四半期単位で予算を策定し、目標の設定や経営資源の配分など予算に関わる業務全般を管理することです。計画の立案から実施、進捗の評価まで幅広いプロセスを含みます。

一方、予実管理は予算管理の一部として位置付けられる取り組みで、予算と実績の比較・分析に特化しています。週次や月次など短いサイクルで達成状況をチェックし、予算との乖離を迅速に発見することが主な目的です。
 

予実管理の目的は単なる数値の管理ではなく、組織全体の成果を高めるための基盤を構築することにあります。主な目的は以下の3つです。

• 目標の達成をサポートするため
• 業務プロセスを改善するため
• 経営を安定化させるため

それぞれ詳しく解説します。
 

予算と実績の数値を定期的に比較することで、目標に対する進捗状況を可視化できます。計画からのずれを早期に察知し、迅速な軌道修正を行えるため、最終的な目標達成率の向上に寄与します。

また、感覚や経験に頼らず、客観的なデータに基づいた合理的な判断が可能になる点も強みです。どの部門やプロジェクトが順調に進んでいるのか、あるいはどこに課題があるのかが一目でわかります。そのため、経営層だけでなく現場の従業員も具体的な行動指針を得られます。
 

予算と実績に差が出た場合、その要因を分析することで、業務上の無駄や非効率なプロセスを特定できます。例えば、利益が伸び悩んでいるケースでは、支出の増加か収入の減少かを判別し、状況に応じた対策を立てることが可能です。

反対に予算を上回る成果が出た場合は、その成功要因を明らかにすることで、同様の手法を他の部門やプロジェクトに応用できます。良し悪しに関わらず学びがあり、今後の改善につながります。
 

継続的に予実管理を行うことで、売上や利益、コストの変動をリアルタイムで把握できるようになります。業績の変動を即座に把握できる体制が整えば、初期段階で問題を察知し、経営リスクを最小限に抑えることができます。

さらに、感覚ではなくデータに基づいた意思決定を行うため、判断の一貫性が保たれるという点も、大きなメリットです。外部環境が変化しても柔軟に対応できるようになり、安定した経営基盤の構築につながります。
 

予実管理を効果的に実施するには、段階的なプロセスに沿って計画的に進めることが重要です。以下では、目標設定から実行までの流れを5つのステップで詳しく解説します。

①　目標となる予算を決める
②　実績データを収集・管理する
③　予算と実績の差異を確認する
④　差異の原因を分析する
⑤　改善施策を実施する
 

予実管理の第一歩は、企業全体で達成すべき予算目標を明確に定めることです。過去の業績や市場動向を踏まえ、実現可能な目標水準を見極める必要があります。目標設定が曖昧なまま進めると、その後の分析や改善判断にもずれが生じます。

全社の予算が決まったら、部門やプロジェクト単位に細分化し、それぞれに割り当てを行います。組織全体で目標を共有できる状態をつくることで、各部門の責任と役割が明確になり、予実管理の精度も向上します。
 

目標が定まったら、予算に対する業績を週次や月次のサイクルで記録します。売上・経費・利益などの主要指標を正確に把握できなければ、以降の分析の信頼性が損なわれます。

月次決算を活用すれば、よりタイムリーで精度の高いデータを得られます。収集した情報はExcelや専用システムに整理し、誰が見てもすぐに状況を理解できる形で可視化しておきましょう。
 

データが揃ったら、予算と実績を照らし合わせて進捗を確認します。各項目の達成状況や乖離の有無を数値で明らかにすることで、現状を客観的に把握できます。

比較のサイクルは短いほど効果が高いため、週次や月次での実施が理想的です。早期に問題を発見できれば、深刻化する前に対策を講じられます。

予算と実績の差が明らかになった場合は、その要因を多角的に分析します。支出超過や収入減少などの内部要因に加え、外部環境の変化も含めて整理することがポイントです。

目標を上回る成果が出た場合も、成功要因を明確にすることで、再現性を高めることができます。他部門への展開によって、組織全体のさらなる底上げが期待できます。
 

分析結果を踏まえ、具体的な改善策の立案と実行に移ります。売上不振の場合は営業戦略の見直し、コスト超過の場合は経費削減の徹底など、要因ごとに適切なアクションを実行しましょう。

施策を策定した後は関係者と情報を共有し、実行後の効果を定量的に検証します。このサイクルの繰り返しにより、予実管理の精度が向上し、経営判断の質も安定していきます。
 

予実管理の効果を最大化するためには、以下の4つのポイントを押さえる必要があります。

• 適切な予算設定を行う
• 定期的にチェックして早期対応する
• 各部門でKPIを設定する
• PDCAサイクルを回す

それぞれ順に解説します。
 

予算を設定する際は、達成可能性と成長目標の両立が不可欠です。目標が高すぎると従業員の意欲を損ない、反対に低すぎると成長の機会を逃してしまいます。

過去の実績や市場環境、業界動向などの客観的なデータを基に、努力と工夫で到達可能な水準を見極めましょう。

現場の声を取り入れずに一方的に数値を定めてしまうと、かえって不正や形骸化を招くおそれがあるため、全体の納得が得られる予算を設定することが重要です。
 

予算と実績の比較は、できる限り短いサイクルで繰り返し行いましょう。週次や月次などでこまめに確認することで、問題の早期発見と迅速な対応につながります。

また、差異を早い段階で把握できれば、年度末に重大な損失を招くリスクも回避できます。リアルタイムに近い形での状況把握により、柔軟な軌道修正と的確な意思決定が可能になります。
 

予算目標に加えて、部門ごとのKPI（重要業績評価指標）設定も忘れてはなりません。営業部門では商談件数や成約率、製造部門では生産量や品質達成率など、業務内容に応じた具体的な指標を定めましょう。

KPIが明確であれば、目標達成のために何をどこまで行えばよいのかが可視化されます。従業員の行動基準が明確になり、組織全体のパフォーマンス向上にもつながります。

KPIについてより詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

▶関連記事：KPIとは？KGI・KSFとの違いや設定方法、管理手順を詳しく解説
 

予算を策定するだけでなく、計画・実行・確認・改善のPDCAサイクルを継続的に実行することが重要です。実績の確認や差異の原因分析を通じて、具体的な改善策の立案と実行につなげましょう。

PDCAサイクルを短期間で継続的に回すことで、予算設定の精度が向上し、変化に強い経営体制の構築が可能になります。
 

予実管理を導入しても、運用方法を誤ると本来の効果を発揮できません。とくに注意すべき典型的な失敗として、以下の3点が挙げられます。

• 細かな差異の分析に注力しすぎてしまう
• 非現実的な予算設定をしてしまう
• 現場への情報共有が不足している

それぞれ詳しく解説します。
 

予算と実績の数値を比較することに注力しすぎると、本来の目的を見失うおそれがあります。予実管理の本質は、差異の発見後に原因を分析し、改善策を講じて目標達成を図ることです。

わずかな数値のずれにこだわって時間を費やすと、肝心の対策立案や実行が後回しになってしまいます。差異の確認はあくまで手段であり、分析結果を行動に移してこそ予実管理の価値が生まれます。
 

高すぎる目標を設定してしまうと従業員がはじめから諦めてしまい、モチベーションの低下を招く可能性があります。反対に簡単すぎる目標では企業の成長が見込めず、予実管理を行う意義そのものが失われかねません。

また、無理な予算を押し付けた結果、従業員が数字の水増しなど不適切な対応を招くおそれもあります。過去の実績や市場環境を踏まえ、努力で届く現実的な水準を設定しましょう。
 

経営層だけが予実管理の結果を把握し、現場に十分な情報が伝わらないケースも少なくありません。目標や進捗状況が組織全体で共有されていないと、部門ごとに方向性の不一致が生じてしまいます。

定期的なミーティングやフィードバックの場を設け、全従業員が共通の情報を基に行動できる環境を整えましょう。改善策や課題の共有を徹底することで、組織全体のパフォーマンス向上につながります。
 

予実管理を進める上で重要なのは、必要に応じて柔軟に予算を見直す姿勢を持つことです。当初の予算に固執しすぎると、市場環境の変化や競合の台頭に対応できず、かえって経営リスクを高めるおそれがあります。

予算と実績の差が大きい場合は、そもそもの前提に無理があった可能性や、外部環境の変化によって目標が現実的でなくなったことも考えられます。状況に応じた予算の見直しは、失敗ではなく適切な対応であり、持続的な成長のために不可欠です。

予実管理とは、設定した予算と実績を比較・分析し、経営目標の達成をサポートする管理手法です。予算の策定から実績の把握、改善策の実行までを一貫して行うことで、経営の安定性と柔軟性を両立できます。

実施にあたっては、目標と行動指標を明確にし、PDCAサイクルを継続的に回すことが大切です。必要に応じた予算の見直しや、各部門への情報共有も予実管理の質を左右します。

変化の激しい時代において、データに基づいた確かな意思決定を行うために、自社に適した予実管理体制の構築を進めましょう。